Zmiana oprogramowania w biurze rachunkowym to decyzja, którą odkłada się miesiącami. Strach przed utratą danych, przestojem w pracy i niezadowolonymi klientami jest zrozumiały. Tymczasem zmiana programu księgowego wFirma nie musi oznaczać chaosu, jeśli wiesz, czego unikać. Oto pięć błędów, które popełnia większość biur przy migracji, i konkretne sposoby, żeby każdego z nich nie popełnić.
Błąd 1: Migracja bez planu i harmonogramu
Największy błąd to rzucenie się w wir migracji bez wcześniejszego ustalenia kolejności działań. Które procesy przenosisz pierwsze? Od kiedy nowi klienci trafiają wyłącznie do nowego systemu? Kiedy zamykasz stare konto?
Brak odpowiedzi na te pytania prowadzi do sytuacji, w której przez kilka tygodni prowadzisz dwa systemy równolegle i gubisz się, który jest aktualny.
Jak tego uniknąć: Zanim zaczniesz, ustal konkretną datę graniczną. Nowi klienci od określonego dnia wchodzą tylko do wFirma. Stare sprawy domykasz w poprzednim systemie. Zero prowadzenia podwójnej ewidencji dłużej niż to konieczne.
Błąd 2: Ręczne przenoszenie danych klientów
Przepisywanie setek klientów ręcznie to nie tylko strata czasu, ale też prosta droga do błędów w NIP-ach, adresach i ustawieniach VAT. Wiele biur traci na tym dziesiątki godzin.
Jak tego uniknąć: wFirma pozwala na import bazy klientów z pliku CSV. Dokładna instrukcja, jak przygotować plik i przeprowadzić import, jest dostępna w oficjalnym poradniku wFirma. Jeden plik, kilka minut, gotowe.
Błąd 3: Zmiana programu księgowego wFirma bez wcześniejszego przetestowania systemu
Wiele biur decyduje się na pełne przejście bez wcześniejszego zapoznania się z systemem w praktyce. Efekt jest taki, że pierwszą „prawdziwą” fakturę wystawiają pod presją czasu i klienta stojącego nad głową.
Jak tego uniknąć: załóż konto biura przez nasz link: dostaniesz kod na 360 dni bezpłatnego korzystania dla biura i 10 nowych klientów, a do tego pomoc przy konfiguracji. Wykorzystaj ten czas świadomie: skonfiguruj firmę, dodaj klienta testowego i sprawdź, jak działa JPK i KSeF. Pamiętaj, że klienci testowi liczą się do 10 nowych klientów objętych kodem. Praktyczne filmy znajdziesz na kanale YouTube wFirmy.
Błąd 4: Pominięcie konfiguracji i uruchomienie systemu „z pudełka”
Konto założone, ale… nic nie jest skonfigurowane pod Twoje biuro. Brak właściwych ustawień rejestrów VAT, domyślnych schematów księgowania, uprawnień pracowników. Efekt: pierwsze tygodnie to ciągłe poprawki i frustracja.
Jak tego uniknąć: Konfiguracja wFirma pod konkretne biuro rachunkowe to osobny etap, który trzeba potraktować poważnie. Ustawienia firmy, parametry systemu, schematy, uprawnienia dla poszczególnych księgowych, metody rozliczenia klientów, wszystko to wymaga jednorazowego przejścia punkt po punkcie. Raz zrobione dobrze, pracuje przez lata.
Błąd 5: Brak szkolenia zespołu przed uruchomieniem produkcyjnym
Najlepiej skonfigurowany system nie pomoże, jeśli Twoje księgowe nie wiedzą, jak z niego korzystać. Uczenie się na bieżąco, w trakcie obsługi klientów, to przepis na błędy i stres.
Jak tego uniknąć: Szkolenie całego zespołu przed startem to inwestycja, która zwraca się od pierwszego dnia pracy. Nie chodzi o obejrzenie kilku filmów, ale o praktyczne przejście przez system razem z kimś, kto go zna od środka.
Jak my przeprowadzamy biura przez zmianę programu księgowego wFirma?
- Nie wysyłamy suchych materiałów do samodzielnej nauki. Nasze szkolenie wFirma odbywa się na żywo, przez telefon i komercyjną licencję TeamViewer, bezpośrednio na komputerze klienta.
- Razem przechodzimy przez każdy krok: od założenia konta, przez pełną konfigurację systemu, aż po dodanie pierwszych klientów biura. Tłumaczymy cierpliwie, bez pośpiechu, w tempie dostosowanym do zespołu.
Efekty? Właścicielki biur i księgowe zostawiają nam świetne opinie w Google, bo po szkoleniu od razu przystępują do pracy w nowym systemie. Oszczędność czasu widoczna jest już w pierwszym tygodniu.
Jeśli zakładasz nowe konto biura przez nasz link, napisz potem na info@ukad.pl nazwę biura, NIP i numer telefonu. Po weryfikacji wpiszemy z Tobą kod promocyjny: 360 dni bezpłatnego korzystania z wFirmy dla biura i 10 nowych klientów. Do tego bezpłatne szkolenie online dla Ciebie i zespołu. Wolisz najpierw porozmawiać? Umów bezpłatną konsultację pod numerem 601 480 000: to krótka rozmowa przed decyzją, w której odpowiadamy na Twoje pytania.
Zmiana programu księgowego nie musi boleć. Umów się z nami i przejdź przez to raz, porządnie.
